Privacyregelement

Privacyregelement van de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle

Gebruikt worden de volgende persoonsgegevens

  • (evt.) titulatuur, naam, adres, woonplaats, emailadres en telefoonnummer (deze gegevens worden ook gebruikt in het Wie-is-wie boekje)
  • gezonden emails geopend/aangeklikt/niet geopend
  • inschrijving als dooplid, belijdend lid, gastlid of vriend van de gemeente (samen gemeenteleden genoemd)

Doel van de gegevens

  • het voeren van de ledenadministratie
  • het sturen van (digitale) post en/of informatie aan gemeenteleden, waaronder begrepen de zgn. wekelijkse kerkmail
  • het sturen van emailberichten of nieuwsbrieven via email
  • het lokaliseren van foute of vervallen emailadressen

Het voeren van de ledenadministratie

De ledenadministratie wordt gevoerd door de kerkrentmeesters en twee daartoe aangewezen gemeenteleden.

De ledenadministratie wordt ook bijgehouden in het landelijk registratiesysteem van de Protestantse Kerk in Nederland.

Het voeren van de financiële administratie

Voor zover het gaat om de financiële administratie (met name Kerkbalans) wordt de informatie bijgehouden door de kerkrentmeester financiën. Het College van kerkrentmeesters heeft als enige toegang tot de hier genoemde gegevens.

De diaconie houdt haar eigen administratie bij, onder verantwoordelijkheid van de penningmeester van de diaconie (ambtsdrager) en met administratieve assistentie van een daartoe aangewezen gemeentelid. Voor zover aan individuele personen financiële ondersteuning wordt verleend beschikken alleen de verantwoordelijke diakenen over de persoonsgegevens van degenen die ondersteuning krijgen.

Jaarverslag gemeente

Jaarlijks wordt ten behoeve van de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle een verslag opgemaakt, waarin onder meer zijn opgenomen de financiële stukken van de kerkrentmeester financiën en van de penningmeester van de diaconie. Daarnaast wordt inhoudelijk ingegaan op diverse aspecten van het gemeenteleven in het afgelopen jaar. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden opgenomen zal vooraf toestemming aan betrokkenen worden gevraagd door ofwel de kerkenraad, ofwel de auteur van het desbetreffende artikel.

Verstrekken aan leden of derden

De gegevens worden niet aan andere gemeenteleden verstrekt en ook niet aan derden, tenzij het gaat om wettelijke verplichtingen en in dit geval alleen op een schriftelijk aanvraag en met gerechtvaardigde reden.

Herkomst van de gegevens

De gegevens zijn verstrekt door de  gemeenteleden zelf, via inschrijving bij de Evangelisch Lutherse Gemeente Zwolle, melding van wijziging door de gemeenteleden zelf of door nabestaanden in geval van overlijden. Gegevens kunnen ook worden ontleend aan het landelijk registratiesysteem van de Protestantse Kerk in Nederland.

Hetzelfde geldt voor abonnees voor emails en nieuwsbrief via email.

Bewaren van gegevens

Persoonsgegevens van gemeenteleden worden bewaard gedurende de periode van lidmaatschap van de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle, en als archief bewaard gedurende een wettelijke periode van 7 jaar na het jaar waarin het lidmaatschap is beëindigd. Dit vanwege de verantwoording die moet kunnen worden gedaan aan de belastingdienst vanwege de status als ANBI-instelling. Voor bewaartermijnen van overige persoonsgegevens wordt verwezen naar de privacy-richtlijnen van de Protestantse Kerk in Nederland, zoals vermeld op de website www.pkn.nl.

Persoonsgegevens van abonnees van emails en nieuwsbrieven per email worden bewaard zolang de abonnees deze ontvangen. Indien deze verzending op het verzoek van abonnees of door onszelf wordt beëindigd, worden de bedoelde persoonsgegevens verwijderd.

Wie is wie in de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle

In het door de kerkenraad van de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle periodiek uitgegeven Wie-is-wie boekje is informatie opgenomen die door de gemeenteleden zelf is verstrekt. Het boekje is uitsluitend bestemd voor gebruik binnen de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle en wordt op naam aan gemeenteleden verstrekt. Bij het verschijnen van een nieuwe uitgave wordt zoveel als mogelijk is de vervallen uitgave ingenomen door de kerkenraad.

Gebruik foto’s en bewegend beeld van gemeenteleden

  • Voor foto’s en bewegend beeld waar herkenbaar gemeenteleden op staan zal slechts gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot publicatie op de website van de Evangelisch-Lutherse Gemeente Zwolle (www.elkz.nl) na vooraf verkregen toestemming van deze gemeenteleden.
  • Foto’s beschikbaar gesteld door gemeenteleden voor publicatie in het Wie-is-wie boekje worden uitsluitend voor dat doel gebruikt.
  • Op uitdrukkelijk verzoek van een gemeentelid kan worden besloten tot verwijdering van een foto of bewegend beeld van de website, indien blijkt dat de toestemming tot het publiceren van de foto resp. het bewegend beeld, is ingetrokken. 

Privacyverklaring

Op elke uiting wordt een aanduiding gegeven dat een privacyverklaring in te zien is op de website van de Evangelisch Lutherse Gemeente Zwolle, hoe die te bereiken is en welke gegevensverwerking plaatsvindt.

Zwolle, oktober 2018